В конце прошлого года компания ALG Systems Ukraine начала активную работу над проектами по внедрению BI систем в финансовом и банковском секторе. Пока что мы не можем назвать перечень этих проектов, но можем сказать, какое программное обеспечение мы используем: Microsoft SQL Server, SharePoint и новую BI систему PowerPivot.

В этом блоге мы расскажем как можно эффективнее работать с Excel, используя вспомогательную программу от компании Microsoft – PowerPivot.

В основе любых успешных бизнеса процессов лежат точные, актуальные и своевременные данные. Современные источники данных ничем не отличаются от тех, которые существовали 10 или даже 20 лет тому назад. Их можно поделить на 2 вида: таблицы, заполненные вручную сотрудниками структурных подразделений или же те, которые генерируются и обрабатываются ИТ системами.

Каждый из вышеуказанных методов обработки данных имеет свои преимущества. Таблицы, созданные вручную, предоставляют большую гибкость, которой не обладают другие методы. В свою очередь, BI системы могут обрабатывать большие объемы данных с меньшими затратами времени, автоматически проводя анализ и формируя отчетность. Обработка больших массивов данных с помощью ИТ систем позволяет существенно сократить негативное влияние человеческого фактора.

Тем не менее, существуют и недостатки. Во-первых, для внедрения современных BI систем требуются немалые инвестиции; во-вторых, эти ИТ системы не являются достаточно гибкими для того, чтобы подстраиваться под быстро меняющуюся бизнес среду. Зачастую такие системы применяются для решения самых важных задач, связанных с обработкой и анализом информации. Что составляет 5-10% от всех информационных потребностей.

Остальные же потребности удовлетворяются с помощью сводных таблиц. Для проведения разового анализа электронные таблицы являются рациональным решением. На рисунке ниже Вы можете ознакомиться с необходимыми финансовыми и временными затратами для внедрения BI систем или использования электронных таблиц.

Недостатки каждого из методов ставят бизнес перед трудным выбором: заплатить очень высокую цену сейчас или заплатить высокую цену в будущем. Более того, избрав один из методов, впоследствии очень сложно изменить его на другой.

Управляемость таблиц с помощью BI

Уникальность программы PowerPivot заключается в том, что она предоставляет бизнесу гибридные опции, которые актуальны как в краткосрочном, так и в долгосрочном периоде. Расширенный функционал «Excel plus» позволяет использовать все имеющиеся навыки пользователей.
Ниже приведен пример рабочей книги программы PowerPivot на базе Excel 2010. Оранжевым цветом выделены новые функции:

Основные преимущества:

С помощью использования BI систем PowerPivot существенно сокращает текущие расходы на обработку информации, содержащейся в таблицах. Продвинутые пользователи также могут заметить расширенные функции Excel:

• Возможность обрабатывать до 100 миллионов строк в одной рабочей книге, сохранив при этом управляемость размер файла и высокую производительность
• Сводные Таблицы (PivotTables) и Сводные Диаграммы (PivotCharts), построенные на базе множества таблиц данных не требуют, чтобы к этим таблицам применяли функцию VLOOKUP
• Возможность быстро создать коллажи, которые интегрируют данные из разных источников
• Расширенные возможности Pivot в сравнении с любой существующей на сегодняшний день Excel Pivot
• Также компания создала веб-приложение, которое предоставляет интерактивный доступ к данным. Это позволяет получить доступ к данным с использованием любого браузера, даже если Excel не установлен на компьютере пользователя.

Все что нужно – преобразовать рабочую книгу PowerPivot в веб-приложение. Это делается с помощью одного действия: «Сохранить Как» («Save As») на сервере.
Особенности использования программы как веб-приложения:

• У пользователей есть интерактивный доступ, но нет возможности загрузить или изменить рабочую книгу. Это сделано с целью защиты данных
• У пользователе не возникает никаких сложностей при работе с устаревшей копией на их десктопе
• Нет необходимости вручную ежедневно обновлять отчеты, так как сервер делает это автоматически
• Никто, кроме согласованного перечня авторов (пользователей) не может менять созданную рабочую книгу. При внесении любых изменений программа автоматически сохраняет информацию о том кто и когда что-либо менял.

В следующих блогах мы расскажем о прочих особенностях и преимуществах программы PowerPivot